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                國家行政機關公文格式

                網站編輯: │ 發表時間:2014-05-31 

                 國家行政機關公文格式


                范圍
                本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。 本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。 使用少數民族文字印制的公文,其格式可參照本標準按有關規定執行。

                引用標準

                下列標準所包含的條文,通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時,所示版本均為有效。所有標準都會被修訂,使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。 GB 148-1977 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

                定義

                本標準采用下列定義。
                3.1 字 Word 標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。
                3.2 行 line 標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。
                公文用紙主要技術指標
                公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%~90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值為7.5~9.5。
                公文用紙幅面及版面尺寸
                5.1 公文用紙幅面尺寸 公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm×297mm,尺寸的允許偏差見GB/T 148。
                5.2 公文頁邊與版心尺寸 公文用紙天頭(上白邊)為:37mm±1mm 公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm 版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)
                公文中圖文的顏色
                未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
                排版規格與印制裝訂要求
                7.1 排版規格 正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個字。
                7.2 制版要求 版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1mm。
                7.3 印刷要求  雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%,紅色沒墨應達到色譜所標Y80%,M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。
                7.4 裝訂要求 公文應左側裝訂,不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落,后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm;無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm,四角成90°,無毛茬或缺損。

                公文中各要素標識規則
                本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心,即156mm)以上的各要素統稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置于主題詞以下的各要素統稱版記。
                8.1 眉首
                8.1.1 公文份數序號
                公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號,用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
                8.1.2 秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。  
                8.1.3 緊急程度 如需標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
                8.1.4 發文機關標識 由發文機關全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成;對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
                發文機關標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm。
                聯合行文時應使主辦機關名稱在前,“文件”二字置于發文機關名稱右側,上下居中排布;如聯合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文。
                8.1.5 發文字號 發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。
                發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
                8.1.6 簽發人 上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。
                如有多個簽發人,主辦單位簽發人姓名置于第1行,其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,下移紅色反線,應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
                8.2 主體
                8.2.1 公文標題 紅色反線下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。
                8.2.2 主送機關 標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。
                8.2.3 公文正文 主送機關名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。
                8.2.4 附件 公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”,后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件:1.×××××”);附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識“附件”,有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號并在其后標識附件(或帶序號)。
                8.2.5 成文時間 用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“○”;成文時間的標識位置見8.2.6。  
                8.2.6 公文生效標識
                8.2.6.1 單一發文印章 單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文時間。成文時間右空4字;加蓋印章應上距正文2mm~4mm,端正、居中下壓成文時間,印章用紅色。
                當印章下弧無文字時,采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時間上;
                當印章下弧有文字時,采用中套方式,即印章中心線壓在成文時間上。
                8.2.6.2 聯合行文印章 當聯合行文需加蓋兩個印章時,應將成文時間拉開,左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間,印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切,相距不超過3mm。
                當聯合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現空白印章,應將各發文機關名稱(可用簡稱)排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
                8.2.6.3 特殊情況說明 當公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r,應采取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
                8.2.7 附注 公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。
                8.3 版記
                8.3.1 主題詞 主題詞”用3號黑體字,居左頂格標識,后標全角冒號詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字。
                8.3.2 抄送 公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”,后標全角冒號;回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下,標識方法同抄送機關。
                8.3.3 印發機關和印發時間 位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空1字,印發時間右空1字。印發時間以公文復印的日期為準,用阿拉伯數碼標識。
                8.3.4 版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心。
                8.3.5 版記的位置 版記應置于公文最后一頁,版記的最后一個要素置于最后一行。

                頁碼
                用4號半角白體阿拉伯數碼標識,置于版心下邊緣之下一行,數碼左右各放一條4號一字線,一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字??瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

                公文中表格
                公文如需附表,對橫排A4紙型表格,應將頁碼放在橫表的左側,單頁碼置于表的左下角,雙頁碼置于表的左上角,單頁碼表頭在訂口一邊,雙頁碼表頭在切口一邊。
                公文如需附A3紙型表格,且當最后一頁為A3紙型表格時,封三、封四(可放分送,不放頁碼)就為空白,將A3紙型表格貼在封三前,不應貼在文件最后一頁(封四)上。

                公文的特定格式
                11.1 信函式格式 發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm,推薦用小標宋體字,字號由發文機關酌定;發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗),兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。 函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題,向有關主管部門請求批準等。
                公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。
                ①標題 一般由發文機關、事由、文種或者事由、文種組成。一般發函為《關于**(事由)的函》;復函為《關于**(答復事項)的復函》。
                ②正文 一般包括三層:簡要介紹背景情況;商洽、詢問、答復的事項和問題;希望和要求,如:"務希研究承復",敬請大力支持為盼"等。
                11.2 命令格式 命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成,用紅色小標宋體字,字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm,下邊緣空2行居中標識標識令號;令號下空2行標識正文;正文下一行右空4字標識簽發人簽名章,簽名章左空2字標識簽發人職務;聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。
                11.3 會議紀要格式 會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4,用紅色小標宋體字,字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。
                    國家質量技術監督局1999-12-27批準發布

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